制冷空調設備成套文件是在購置或制造設備這一環節中形成的，反映設備結構、外貌及使用的全部文件。購置制冷空調設備，必然同時購進一套隨設備裝箱的文件。這套文件是設備制造廠為方便用戶對設備的安裝、使用和維修而編制的。由于這套文件只供安裝、使用、維修，不供制造使用，所以不會有全套制造圖。一般有使用說明書和維護保養說明書，有關系統圖，如電氣、液壓、傳動等系統圖.易損零件加工圖等。

如果需要安裝后才能使用，還要有安裝圖或說明書，由于設備的繁簡程度不一，設備制造廠的經營方針不同，設備文件沒有千篇一律的成套范圍，檢查這類設備成套完整與否，主要以設備裝箱單中所附的裝箱文件目錄為依據，同時還要注意國家有關特殊要求，如壓力容器的出廠文件應符合國家有關安全監察的規定。

設備檔案以正式使用時間為界限，可分前期檔案與后期檔案。前期檔案是指制冷設備的設計資料，產品合格證，安裝、調試中的各種數據、報告，是設備正式使用前形成的檔案。后期檔案是指使用、維修過程中產生的新的文件，如設備使用維護記錄。設備及安全裝置、儀表等的檢驗記錄等。應補充到相關的設備檔案中去，設備更新以及各種設備事故可與其并列人設備檔案之中，作為永久保存。